Wiki - Teilnehmer anlegen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen neuen Teilnehmer oder eine neue Teilnehmerin im Akkodorf CRM anlegen — ob Kind mit Erziehungsberechtigten oder Erwachsene:r. Nach diesem Schritt ist die Person vollständig im System erfasst und bereit für die Unterrichtszuweisung.

Inhalt

1. Voraussetzungen

2. Kontakttyp wählen

3. Teilnehmer:in erfassen

4. Erziehungsberechtigte:r

5. Unterrichtswünsche

6. Bankverbindung & SEPA

7. Speichern & nächste Schritte

→ Alle Felder im Überblick

1. Voraussetzungen

Bevor Sie einen neuen Kontakt anlegen, prüfen Sie bitte folgendes:

Sie sind im Akkodorf CRM eingeloggt (akkodorf.de/crm)
Sie haben alle relevanten Daten der Anmeldung vorliegen (Papier-Anmeldung oder Tilda-Formular)
Die E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten ist bekannt — sie ist das Schlüsselfeld für die Verknüpfung von Geschwistern

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Tipp: Schnupperstunde zuerst Wenn sich eine Familie über das Online-Formular für eine Schnupperstunde angemeldet hat, ist der Lead bereits im System unter Schnupperstunden. Dann müssen Sie nicht von vorne beginnen — öffnen Sie den Lead und klicken Sie auf Zu Teilnehmer:in konvertieren.

2. Kontakttyp wählen

Navigieren Sie zu Teilnehmer:innen in der linken Navigation und klicken Sie oben auf + Teilnehmer:in. Es erscheint das Formular mit zwei Optionen:

Teilnehmer:in mit Erziehungsberechtigten

Für Kinder und Jugendliche. Die Eltern- oder Erziehungsberechtigtenkarte wird automatisch miterstellt. Standardfall.

Erwachsene:r Teilnehmer:in

Für Personen ab 18 Jahren ohne Erziehungsberechtigte. Der Block Erziehungsberechtigte:r wird ausgeblendet. Die Kontaktdaten der Person selbst (E-Mail, Telefon) sind dann Pflichtfelder.

3. Teilnehmer:in erfassen

Im ersten Block tragen Sie die Daten des Kindes bzw. der teilnehmenden Person ein:

Geschlecht wählen

Wählen Sie aus: weiblich · männlich · divers

Vorname und Nachname

Beide Felder sind Pflichtfelder. Bei Doppelnamen (z.B. Mahire Bilge) alles in das Vorname-Feld schreiben.

Geburtsdatum

Format: TT.MM.JJJJ — z.B. 15.11.2015. Wird automatisch für die Altersberechnung verwendet.

Handy (optional)

Direktnummer des Kindes / Jugendlichen, falls vorhanden. Bei Kindern meist leer.

Notiz (optional)

Interne Bemerkung — z.B. besondere Bedürfnisse, Hinweise des Lehrers. Nicht sichtbar für Eltern.

4. Erziehungsberechtigte:r

Dieser Block ist nur bei Typ A (Kind mit Erziehungsberechtigten) sichtbar. Die E-Mail-Adresse ist das wichtigste Feld — sie ist eindeutig (UNIQUE) und verknüpft automatisch Geschwisterkinder:

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Geschwister-Logik Wenn Sie ein zweites Kind derselben Familie anlegen und die gleiche E-Mail-Adresse der Eltern eingeben, erkennt das System dies automatisch. Die bestehende Elternkarte wird wiederverwendet — keine doppelten Einträge. Der Geschwister-Rabatt wird dann ebenfalls automatisch vorgeschlagen.

Füllen Sie alle verfügbaren Kontaktdaten aus:

Anrede — Frau / Herr / Divers
Vorname, Nachname — Pflichtfelder
Straße, PLZ, Ort — für Korrespondenz und SEPA
Telefon, Mobil 1, Mobil 2 — mindestens eine Nummer
E-Mail — Pflichtfeld, UNIQUE
Newsletter — Häkchen wenn Zustimmung erteilt wurde

5. Unterrichtswünsche

In diesem Block erfassen Sie, was die Familie sich vorstellt. Diese Daten kommen direkt aus dem Anmeldeformular:

Feld	Typ	Erlaubte Werte / Beispiel
Fach / Instrument	Pflicht	Klavier · Gitarre · Keyboard · Akkordeon · Gesang...
Unterrichtsort	Pflicht	SHA – Einkornstr. 17 · Vellberg · Kirchberg · Ottendorf...
Unterrichtsart	Pflicht	E (Einzel) · D (Duo) · EK (Eltern+Kind) · TRIO
Wünsche / Verfügbarkeit	Optional	Freitext — z.B. "freitags ab 14 Uhr"
Mietinstrument	Optional	ja · (leer = kein Bedarf)

Darunter befinden sich zwei Zusatzfragen aus dem Anmeldeformular:

MGA

Musikalische Grundausbildung (MGA)

Hat das Kind den MGA-Kurs mit der Melodica an der Grundschule abgeschlossen? Werte: not_attended · completed · in_progress

Geschwister in der Musikschule

Falls ein Geschwisterkind bereits angemeldet ist: Name hier eintragen. Die automatische Verknüpfung erfolgt aber über die E-Mail der Eltern.

6. Bankverbindung & SEPA

Dies ist der letzte Block — er ist optional beim Anlegen und kann später ergänzt werden. Wichtig: SEPA aktiviert erst wenn der Unterricht angelegt ist.

⚠️

SEPA ist der letzte Schritt Legen Sie das Mandat erst an, wenn der Unterricht fest steht und der Monatsbeitrag bekannt ist. Das Mandat-Datum entspricht dem Datum der Anmeldung (Online-Formular) oder dem Datum der Papier-Anmeldung.

Feld	Typ	Hinweis
Kontoinhaber	Optional	Oft Vater/Mutter — kann vom Nachnamen abweichen
IBAN	Optional	Ohne Leerzeichen eingeben: DE46620918...
Abbuchungstag	Optional	5 oder 15
Zahlung	Optional	recurring (SEPA) · one-time
SEPA-Mandatsdatum	Optional	Datum der Unterschrift / Online-Anmeldung

7. Speichern & nächste Schritte

Klicken Sie auf Kontakt anlegen. Das System:

Erstellt die Teilnehmerkarte mit automatischer Nummer MS26/01 (Jahr + laufende Nummer)
Erstellt oder verknüpft die Elternkarte über die E-Mail-Adresse
Erkennt automatisch Geschwister falls E-Mail bereits vorhanden
Setzt den Status auf paused bis der Unterricht angelegt ist

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Was kommt als nächstes? Nach dem Anlegen direkt Probeunterricht anlegen oder Unterricht anlegen über den Button Aktion wählen in der Teilnehmerkarte. Status wechselt dann automatisch auf active.

Mit dem CSV-Import können Sie bestehende Schülerdaten in einem Schritt in Akkodorf einlesen — ohne jeden Eintrag manuell anzulegen. Ideal wenn Sie von einem anderen System wechseln oder eine Excel-Liste aufgearbeitet haben.

💡

Empfehlung: zuerst manuell üben Legen Sie die ersten 2–3 Teilnehmer:innen manuell an, um das System kennenzulernen. Danach macht der Import mehr Sinn.

Voraussetzungen

CSV-Datei in UTF-8 kodiert
Trennzeichen: Semikolon ( ; )
Datumsformat: JJJJ-MM-TT (z.B. 2015-11-15)
Erste Zeile = Spaltenheader (exakt wie in der Vorlage)

Schritt für Schritt

Vorlage herunterladen

Laden Sie die Excel-Vorlage herunter. Sie enthält alle 29 Spalten mit deutschen und englischen Bezeichnungen, ENUM-Werten und Pflichtfeld-Markierungen.

Daten eintragen

Füllen Sie die Vorlage ab Zeile 12 aus. Achten Sie auf: IBAN ohne Leerzeichen, Datumsformat JJJJ-MM-TT, nur erlaubte ENUM-Werte (E / D / EK / TRIO), leere Felder wirklich leer lassen.

Als CSV speichern

In Excel: Datei → Speichern unter → CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt). In Google Sheets: Datei → Herunterladen → CSV (dann Semikolon als Trennzeichen wählen).

Import-Tool öffnen

Navigieren Sie zu Teilnehmer:innen → Import (oder öffnen Sie akkodorf.de/crm/import). Ziehen Sie die CSV-Datei in den Upload-Bereich.

Vorschau prüfen

Das System zeigt eine Vorschau mit Validierungsergebnissen. Zeilen mit Fehlern werden rot markiert mit Hinweis auf das Problem. Korrigieren Sie die CSV und laden Sie sie erneut hoch.

Testlauf (empfohlen)

Aktivieren Sie Testlauf (Dry Run) für den ersten Durchlauf. Alle Daten werden validiert aber nichts gespeichert. Erst wenn alles grün ist: Import starten.

Die wichtigste Regel: E-Mail verknüpft Geschwister

Wenn zwei Kinder in Ihrer CSV dieselbe E-Mail der Eltern haben, werden sie automatisch zur gleichen Elternkarte verknüpft. Kein Duplikat — eine Elternkarte, zwei Teilnehmerkarten, automatischer Geschwister-Rabatt.

⚠️

Teilnehmernummer nicht eintragen Die Nummer MS26/01 wird automatisch generiert. Es gibt keine Spalte dafür in der CSV — falls Sie eine alte Nummer übernehmen möchten, tragen Sie diese nachträglich manuell in der Karte ein.